Facturi
Partea de facturi are rolul de a vizualiza si adauga sau modifica facturi/documentele care se distribuie in calculul intretinerii.
1.Vizualizare
Partea de vizualizare contine 2 griduri.
In gridul de sus se pot vedea facturile/documentele introduse iar in gridul de jos se vad pozitiile care compun acea factura/document.
Rapoarte speciale
Rapoartele speciale au fost create pentru a vedea situatia soldurilor pe diverse fonduri, pentru a vedea indexi, registru casa.
1. Consumuri si alte date
Partea de consumuri si alte date are scopul de a afisa intr-un tabela anumite date cu scopul de a verifica intretinerea.
2. Fise, Registre si Jurnale
Partea de fise, registre si jurnale aduce datele care se afla intre cele 2 date selectate de utilizator si anume Data Start si Data Final iar acolo unde este cazul se selecteaza furnizorul, tipul de operatiune(incasare sau plata) si utilitatea.
2.1 Intretinerea, Fond de reparatii, Fond de rulment, Fond de penalitati, Fonduri Speciale 1, Fonduri Speciale 2, Fonduri Speciale 3
Raportul permite vizualizarea fisei de intretinere pentru un locatar cat si pentru toti locatrii in acelasi timp.Pentru a vizualiza raportul se completeaza Data star(1), Data Final(2) si Locatarul(3) pe care dorim sa vedem fisa.
2.8 Jurnal pentru operatiuni diverse
Jurnalul pentru operatiuni diverse aduce pe raport documentele care au fost configurate prin setarea as_rap_dv
2.9 Fisa pentru operatiuni diverse 1
Fisa pentru operatiuni diverse 1 aduce pe raport documentele care au fost configurate prin setarea as_rap_dv1.
2.10 Fisa pentru operatiuni diverse 2
Fisa pentru operatiuni diverse 2 aduce pe raport documentele care au fost configurate prin setarile as_rap_dv2_in si as_rap_dv2_out.
2.11 Registru de casa
Registru de casa tine toate documentele adaugate in casa.
2.12 Fonduri cumulate
Registrul pentru fonduri cumulate ofera utilizatorului posibilitatea de a printa pe acelasi raport documentele care au legatura cu cele 6 fonduri :CI(Cota intretinere), FRU(Fond de rulment), FRE(Fond de reperatii), AF1(Alte fonduri 1), AF2(Alte fonduri 2) ,AF3(Alte fonduri 3)
2.13 Registru Jurnal
2.14 Indexi Contoare
Raportul arata informatiile referitoare la indexii contoarelor atat pe un locatar cat si pe toti.
Contoare speciale
Partea de contoare speciale este folosita pentru a configura acele contoare care nu apartin locatarilor cum ar fi contoarele pe parti comune.
Fereastra are 2 pagini una pentru a Adauga/Modifica contoarele speciale si una pentru a seta indexii contoarelor.
1.Indecsi la contoarele speciale
Pentru a adauga indecsii contoarelor speciale se selecteaza in stanga contorul pe care dorim sa ii adaugam valori pentru indexi.
Se selecteaza luna (1) se apasa pe Adauga(2). Se completeaza campul data(3) si campul data(4) si se apasa pe butonul Afiseaza(5) pentru fi siguri ca apare in lista contorul.
Dupa ce apare in lista se completeaza index_v(6), index_n(7), si estimat(9).
2.Adaugare/Modificarea contoarelor speciale
Pentru a adauga contoare speciale se apasa pe botonul Adauga(1) se completeaza numele(2) si tipul(3).In campul tip trebuie sa fie codul contorului care trebuie sa fie unic. Se completeaza Seria(4), data start(5) si indexul initial(6) dupa care se apasa pe butonul salvare.
Genereaza/Vizualizeaza intretinerea
Fereastra Genereaza/Vizualizeaza intretinerea a fost creata pentru a genera Calcula, Valida si Vizualiza intretinerea.
1. Calcularea intretinerii
Dupa ce s-au introdus date despre indexii de contoare daca este cazul si s-au introdus facturile de utilitati se apasa pe butonul Genereaza Intretinerea(2) numai dupa ce s-a completat data(1) pana la care sa se calculeze penalizarile.
Cand se apasa pe buton programul parcurge lista cu utilitati, unde utilitatile au factura distrubuie cheltuielile pe locatari in functie de sistemul de bife(daca locatarul beneficiaza utilitate) si in functie de modul de distributie.Daca utiltiatea nu are factura distribuie cheltuiala in functie de formula si de modul de repartizare definit.
2. Verificarea intretinerii
Dupa calculul intretinerii, folosindu-ne de partea de verificare a intretinerii putem sa verificam cantitativ daca intretinerea a fost calculata corect.Verificarea cantitativa consta in verificarea cheltuielilor si a veniturilor pentu asociatie.
Pentu a verifica cantitativ in partea de Vizualizare se selecteaza luna pe care dorim sa verificam intretinerea(1) si se apasa pe butonul Verifica intretinerea(2)
3. Vizualizarea si printarea listelor de intretinere si a listelor de referinta de calcul.
Pentru vizualizararea listei de intretinere se apasa pe butonul Vizualizare(1) si se selecteaza unu dintre modelele de lista de intretinere.
Pentru printarea listei de intretinere se apasa pe butonul Listare(2) si se selecteaza unu dintre modelele de lista de intretinere.
Pentru a vizualiza referinta de calcul se apasa pe Vizualizeaza(3).
Pentru a lista referinta de calcul se apasa pe Listare(4)
4. Validarea intretinerii
Dupa ce intretinerea a fost verificata de catre cenzori si a fost semnata, deci a fost calculata corect se apasa pe butonul “Valideaza”.Acest lucru face ca facturile introduse sa se blocheze, ele ne mai putand fi modificate ulterior.
5. Afisarea intretinerii
Dupa validarea intretinerii, intretinerea trebuie afisata.Se completeaza data afisarii(1) si se apasa pe butonul Actualizare(2).
Atunci cand se apasa pe butonul Actualizeaza(2) facturile generate de metoda de calcul a intretinerii si cele introduse prin fonduri daca au codul conturilor regasit in setarea as_pen_distr capata data scadenta care este egala cu data afisarii intretinerii la care se aduna numarul de zile impuse de lege adunate cu cele intre 1 si 20 stabilitate de asociatia de locatari.
Vizualizare date
Pentru a vizualiza datele referitoare la indecsi si incalzire se navigheaza in tabelul din stanga la apartamentul dorit, dupa care se competeaza in campul (2) data start si in capul (3) data stop pentru a filtra datele dupa care se apasa pe Afisare(4)
2.5.2 Initializare contoare
Pentru a pute adauga indexul lunar pe fiecare contor in parte trebuie inainte de toate sa initizam contorul global pe luna respectiva.Pentru a face asta trebuie sa apasam pe butonul “initializare contoare” si sa apasam pe butonul Adauga(1) sa completam Tipul contorului(2), Luna de calcul(3), Data initializarii contoarelor pe apartamente(4) si sa apasam pe butonul Salvare(5).
Atunci cand se apasa pe butonul salvare programul verifica toata lista de contoare de care au tipul contorului cel selectat de utilizatoru(2) si este activ si il adauga in tabela cu indexi contoare.
Pentru fiecare tip de contor trebuie initializat in fiecare luna pentru a putea sa modificam indexul.
2.5.3 Adaugare indexi
Pentru a putea adauga indexi pe contoare trebuie facut pasul 2.5.2 neaparat si filtrate datele precul la pasul 2.5.1 pentru a il afisa in lista de contoare.
Atunci cand se initializara contoarele in coloana cu index_v (1)este preluata coloana index_n(2) de la luna precedenta, deci nu ramane decat sa completam index_n(2) cu indexul dat de locatar, programul calculeaza consumul facand diferenta intre index_n(2) si index_v(1).
In coloana Estimat(4) se bifeaza pentru a sti daca indexul trecut a fost estimat de catre administrator sau daca a fost chiar consumul dat de locatar.In coloana Data_cit(5) se afla informatia despre daca in care mi-a dat locatarul indexul.Initial data_cit preia valoarea data in data init contoare apartament setata la pasul 2.5.2
2.5.4 Incalzire
Pentru incalzire se completeaza costul incalzirii(1) dar si costul de ciritre al repartitoarelor(2).
Butonul Import(3) are 2 optiuni: import BMS si Import caldura
Optiunea import BMS este folosita pentru a importa costul caldurii din fiesierele generate de catre sistemul automat BMS.
Optiunea import Caldura este folosita pentru a nu mai introduce costul de incalzire(1) si consul de citire repartitoare(2) pentru fiecare locatar in parte, informatiile putand fi importate dintr-un fisier excel cu structura data in mesaj.
Sectiunea de locatari are rolul de a configura informatiile despre locatari si contoare.
1.General
In partea de general se gasesc datele spcifice unui apartament, dar si utilitatile de care beneficiaza apartamentul respectiv.
Daca apartamentul nu beneficiaza de o utilitate atunci cand se calculeaza intretinerea nu ii va reveni nici o cheltuiala pe acea utilitate.
2.Contoare
In partea de contoare se adauga, intializeaza, modifica si se sterg contoare, dar se si seteaza indexii.
Navigand prin tabelul din stanga in tabelul Contoare(1) se vede contoarele pe care le detine un locatar.
2.1 Adaugare contorare unui apartament
Pentru a adauga contoare unui apartament trebuie mai intai sa definim contoarele care pot fi adaugate.
2.1.1 Definire contoare detinute de asociatia de locatari.
Pentu a defini un contor in asociatia de locatari in sectiunea Actualizare se apasa pe Adauga(1) se completeaza Numele contorului(2) se selecteaza tipul de contor(3) din cele definite in utilitati si se apasa pe Salvare(4).
Dupa ce s-au urmati pasii in tabelul(5) o sa apara contorul.
2.2.2 Asignarea unui contor la un apartament sau mai multe
Pentru a usura munca utilizatorului aveti posibilitatea de a adauga contoarele la toate apartamentele sau doar la apartamentele care au un numar de camere..
Pentu a asigna un contor la un apartament se selecteaza cui se asigneaza(6) si se apasa pe butonul OK(7)
2.2 Initializare contor
Sectiunea de initializare contoare a fost creata cu scopul de a tine minte toate contoarele care au fost preluate de catre administrator in momentul prelurii asociatiei de locatari.
Pentu a le initializa in sectiunea “Contoare” din Locatari se apasa pe butonul “Initializare Contoare”
Dupa ce se apasa pe buton apare o fereastra ca cea de mai jos si se completeaza Serie contor(1), Indexul(2) in momentul preluarii dar si data initializarii.Dupa ce s-au completat datele se apasa pe butonul OK(4).
2.3 Modifica contor
Modificare contor are rolul de a completa datele specifice uni contor cum ar fi Seria contorului(1), Data Start(2) si Data Stop(3).
In cazul defectarii unui contor se completeaza Data Stop(3) si se apasa pe butonul Schimba Contor(5).
2.4 Sterge contor
Pentru a sterge un contor ne pozitionam pe contorul pe care dorim sa il stergem (1) si apasam pe butonul stergere(2)
2.5 Index contoare
Fereastra Indecsi contoare a fost creata pentru a putea introduce informatii referitoare la indecsii apometrelor dar si de a introduce costurile de la incalzire pentru fiecare apartament in parte.
Partea de configuratie este folosita pentru configurarea metodelor de calcul pentru apometre, repartitoare si contoare gaze.
4.1 Configurare Apometre
Asociatia are 7 metode de apa defite.Aceste metode raspund la intrebarile: Exista apometre(1), Exista consum pe parti comune(2) si Exista persoane necontorizate(3).
Pot fi 2 metode care raspund la aceste intrebari si de aceea in campul Alege metoda(4) pot fi mai multe optiuni.
Pe langa raspunsul la intrebari se mai pot configura alti parametrii precum Modul de repartizare parti comune(6) sau consumul pausal.
Descrierea metodei de calcul este in campul de jos.
5. Repartitoare
Pentru repartitoarele de caldura sunt 2 metode de calcul.Una pentru cazul in care nu exista repartitoare si una pentru cazul in care exsita repartitoare.
Atunci cand exista repartitoare se introduce costul consumului si costul serviciului de citire in partea de indexi contoare.
6. Contoare gaze
Sunt 2 metode de calcul, cand exista repartitoare si cand nu exista.
Import fonduri
Import fonduri ofera posibilitatea de a importa din fisier excel si de a emite facturi pe fondurile respective pentru locatarii, de exemplu: fond de rulment, reparatii.
Data initializarii este cu care o sa fie o sa fie emise facturile.Se apasa pe butonul Import fonduri si se import fisierul excel cu structura scrisa in mesajul care apare.
Utilitati
Partea de utilitati a fost creata pentru a putea utilizatorul sa isi creeze el propriile utilitati de care dispune asociatia dar si configurarea lor.
Sistemul de bife este conceput pentru a usura munca utilizatorului.Bifand de aici utilitatea programul v-a bifa automat pentru toti locatarii acea utilitate fara a mai fi nevoie sa se intre pe fiecare locatar sa bifeze utilitatea respectiva.
Pentru a configura utilitatile se apasa pe butonul Configurare utilitati.
3.3.1 Configurarea Utilitatilor
3.3.1.1 Adaugarea unei utilitati
Se apasa pe butonul Adauga(1) , se completeaza numele utilitatii(2), codul utilitatii(3) care trebuie sa fie unic.
Se bifeaza daca utilitatea are factura(4) si are contor(5) si se selecteaza codul produsului apasand click-dreapta(6) si selectand din Lista articole produsul care o sa apara pe factura cand o sa se emita intretinerea.
Daca utilitatea nu are factura se selecteaza cui se repartizeaza (bloc, scara, apartament, grup) si la cine(scara, apartamentul, grupul).
In campurile (8),(9),(10) si (11) se completeaza formula dupa care se apasa pe salvare.
3.3.1.2 Stergerea unei utilitati.
Se selecteaza pe utilitatea pe care dorim sa o stergem si apasam pe butonul Stergere(3)
3.3.2 Configurarea Subutilitatilor
3.3.2.1 Adaugarea unei subutilitati
Modalitatea de lucru este ca cea de la adaugarea unei utilitati.
3.3.2.2 Stergerea unei subutilitati
Modalitatea de lucru este ca cea de la adaugarea unei utilitati.
3.3.3 Formule
Pentru a simplifica moalitatea de scrierea a formulelor au fost adaugate campuri unde se trec formulele.
Ce este scris in metoda “Global” se executa o singura data pentru fiecare utilitate in parte
Ce este scris in metoda “Local” se executa o data pentru fiecare locatar pe fiecare utilitate.
Din fereastra alte informatii se configureaza tipul de metode de penalizari, taxele pentru caini si interfon, import de fonduri dar si utilitatile.
3.1 Informatii penalizari
Se selecteaza metoda de penalizare din cele 3 metode disponibile selectand metoda(1)
Metoda 1 : Se aplica o penalizare in procente(2) pentru fiecare zi de intarziere cu conditia ca valoarea penalizarilor sa nu depaseasca valoarea facturii.Data scadenta este egal suma zilelor stabilite de asociatie ca termen de plata(3) si cele 30 de zile impuse de lege (setarea pen_zile).
Metoda 2: Valoarea pozitiilor de penalizare de pe facturi se distribuie la locatari in proportional cu numarul de zile intarziate si valoarea datoriilor
Metoda 3: Consta in aplicarea metodei 1 si metodei 2 in acelasi timp.
3.2 Taxe
Se poate configura atat taxa pentru caini cat si taxa pentru interfon.